Om ett år är projektet i mål, konsulterna har gått vidare och systemet är ditt. Då ska det klara ändringar från linjen, nya avtal och uppdateringar mitt i en produktion som aldrig stannar. Hur lätt det går avgör du till stor del nu, innan du skriver under. Här är kraven du ska ställa.
Schemat står aldrig still. Pelle ska börja kvart över nio i stället för nio, och kräver varje sådan ändring leverantören blir du en mellanhand i stället för förvaltare.
Frihet i systemet betyder ett standardsystem med så många inställningar att det går att forma efter er verksamhet. Kräv detaljerade parametrar för hur systemet beter sig, möjlighet att dölja funktioner och fält som inte gäller er och att du själv kan göra löpande ändringar. Be leverantören visa var gränsen går mellan det du gör själv och det som kräver deras hjälp.
Att leverantören stödjer ert kollektivavtal betyder inte att allt ni har kommit överens om ingår. Lokala överenskommelser står inte i avtalstexten, och där behöver du och leverantören sätta er ner tillsammans.
Se till att det finns en garanti i avtalet att systemet följer gällande lagar och kollektivavtal, även när de ändras. Skriv era lokala överenskommelser som egna krav i kravspecen, eftersom en avtalsgaranti inte behöver omfatta dem. Välj gärna en leverantör med fler kunder på samma avtal, så är ni flera som driver på när avtalet ändras och kan hjälpa varandra i ett kundforum.
En ny regel ska in eller något fungerar inte efter en ändring. Är det oklart vem som äger frågan hamnar ärendet mellan stolarna, och den dag du slutar står organisationen utan någon som kan systemet.
Kräv att ansvarsfördelningen står i avtalet och be att få se den innan du skriver under. Fråga också om leverantören kan ta över systemförvaltningen som tjänst. Det ger en trygghet när någon slutar och avlastning när ni är nya och uppdraget visar sig större än väntat.
En kurs i hur systemet används räcker långt för cheferna som lägger schema. Du som systemförvaltare arbetar djupare, med grunddata, regelverk och inställningar som påverkar alla andra användare.
Utbildningen ska täcka regelverk och tolkningar, grunduppsättning och rapporter, och hur du ställer in automatisk schemaläggning om ni ska använda det. Var med i projektet från början. Sitter du bredvid när leverantören bygger era regler förstår du varför inställningarna ser ut som de gör när något behöver ändras senare.
Produktionen stannar inte för att leverantören uppdaterar systemet. Med några stora uppdateringar om året som tar flera timmar står systemet still medan skiftet fortsätter att stämpla.
Kräv planerade uppdateringar som kommer oftare, går snabbt och sker vid bestämda tider, och be om ett årsschema så att du kan förvarna linjen. Kräv också stämpelklockor som sparar stämplingarna när förbindelsen bryts och skickar in dem när systemet är uppe igen.
Ett serviceavtal (SLA) som lovar en exakt lösningstid låter tryggt, men det går sällan att säga hur lång tid ett fel i programvaran tar att rätta. Ett löfte som inte går att hålla hjälper dig inte när något kritiskt händer.
Tydlig tillgänglighet och en tydlig klassning av ärenden är a och o, där ett kritiskt fel får leverantörens fulla uppmärksamhet direkt. Kontrollera att du alltid får svar när du lägger ett ärende, vilken svarstid som gäller för varje nivå och hur ofta du får besked medan leverantören rättar felet.
En kravspec som bara beskriver tidrapportering ger dig ett system för tidrapportering. Det är lätt att missa vad ett system för workforce management (WFM) omfattar och behålla planeringen i ett verktyg som du sedan får förvalta vid sidan om.
Ta reda på vad ett modernt WFM-system erbjuder för funktioner innan du skriver kraven. Hänger planeringen tätt ihop med ett produktionssystem, kräv en integration dit i stället. Formulera varje krav som något du vill kunna göra och be om ett ja eller nej på varje punkt. Fråga till sist efter roadmapen, eftersom det som är på väg in i systemet säger mer än det som redan är byggt.