Genom att implementera AutoSchema i projektform har Eksjö kommun inte bara halverat tiden för schemaläggning – de har också skapat en mer rättvis arbetsmiljö och fått bättre kontroll på verksamhetens behov. "Det är en verklig hjälpreda i vardagen", säger “Therese Petersson”, enhetschef på Eksjö kommun.
När Eksjö kommun beslutade sig för att modernisera sin schemaplanering inom äldreomsorgen genom modulen AutoSchema i Medvind WFM, var målet tydligt: att minska den administrativa bördan och skapa scheman som bättre svarar mot både verksamhetens krav och medarbetarnas önskemål.
Tidigare var schemaläggning en tidskrävande process som ofta sträckte sig över en hel arbetsvecka. Idag ser verkligheten annorlunda ut. Genom att låta algoritmerna göra grovjobbet har kommunen sparat minst tre arbetsdagar per skapat schema.
– Förr tog det en hel vecka att få ihop ett schema manuellt. Med AutoSchema sparar vi minst tre arbetsdagar per gång. Ju mer vi övar i systemet, desto snabbare går det.
En av de största fördelarna är möjligheten att simulera olika scenarier. Istället för att fastna i ett statiskt pussel kan Therese och hennes kollegor snabbt ta fram flera olika förslag och se vilket som optimerar verksamheten bäst.
Eksjö valde att införa AutoSchema som ett projekt, något som beskrivs som en avgörande framgångsfaktor. Genom att låta processen ta tid, ha ett starkt stöd från verksamhetschefer och föra en löpande dialog med fackliga parter har man skapat en trygghet i organisationen.
– Att vi jobbade i projektform har varit en riktig framgångssaga. Det var viktigt att få med sig både ledning och medarbetare tidigt och förklara att det här är ett stöd, inte något som tar över kontrollen, säger Therese.
Inom äldreomsorgen, som består av cirka 400 anställda, har responsen varit övervägande positiv. En intressant effekt av AI-schemaläggningen är att den upplevs som mer rättvis. När systemet lägger schemat utifrån givna ramar minskar risken för att schemaläggaren uppfattas som partisk.
– Jag ser AutoSchema som min hjälpreda. Det blir tydligt för personalen att det är systemet som optimerar utifrån de ramar vi har. Det har också blivit mycket enklare att kombinera olika önskemål, som att mixa personal som jobbar varannan helg med de som jobbar två av fem, i samma grupp, berättar Therese Petersson.
Det är inte bara tiden som sparats, även kvaliteten på scheman har höjts. Eksjö har gått från halvdagars så kallade "flexpass" som omfattas av bland annat resurspass och övertalighetspass, till att sprida ut resurserna mer effektivt över hela veckan. Dessutom sker allt arbete direkt i Medvind WFM, vilket skapar ett sömlöst flöde till lönesystemet Personec P.
– En stor teknisk fördel är att schemat blir underlag för lönen direkt. Vi har i flera fall kunnat publicera scheman nästan omedelbart efter att AutoSchema gjort sitt jobb, säger Therese.
Framgången inom äldreomsorgen har gett mersmak. Nästa steg för Eksjö kommun är att titta på funktionsstödsverksamheten och utmaningarna kring sovande jour. Dessutom har intresse väckts från barn och utbildningssektorn, där förskolor ses som en tänkbar framtida användare. För Eksjö kommun har resan med AutoSchema bara börjat, men en sak är säker: tekniken har kommit för att stanna.
– Jag hade aldrig kunnat lägga de här schemana lika bra manuellt. Vi har behållit kontrollen men slipper det manuella pusslandet.