När Halmstads kommun tar nästa steg i att digitalisera sin schemaplanering och bemanningsprocess är det Medvind WFM som får uppdraget. Medvind kommer att levereras som molntjänst med tilläggsfunktionen AutoSchema, vilket kommunen ser som en självklar investering för att klara komplexiteten i sin organisation.
Som en del av Halmstad kommuns större arbete för att digitalisera, automatisera och kvalitetssäkra verksamhetsprocesserna, tar de fram en modern HR-plattform bestående av flera olika system. Medvind WFM valdes som HR-plattformens schemaläggning- och bemanningssystem.
– Vi är en stor kommun med stora förvaltningar som har schemaintensiva verksamheter. Vi letade därför efter ett digitalt systemstöd för att bättre kunna följa arbetstidslagar, regler för dygnsvila med mera. Genom att automatisera schemaläggning, bemanning och vakanshantering sparar vi tid och blir mer effektiva, men det handlar också om att skapa ett hållbart arbetsliv för våra medarbetare, säger Sandra Novakovic, projektledare för införandet av Medvind.
Upphandlingen av ett nytt schemaläggnings- och bemanningssystem genomfördes som ett förhandlat förfarande. Att skapa gemensamma processer, effektivisera arbetet och förenkla uppföljningen var centralt, berättar Sandra:
– Vi hade en tydlig kravbild, och det var avgörande att hitta en molntjänstlösning med hög IT-säkerhet. Vi ville också att det skulle vara lätt att göra rätt och få bättre möjligheter till uppföljning genom automatiserade flöden. Visma visade förståelse för våra behov och det var en god stämning och kommunikation genom hela processen, och helhetsbedömningen gjorde att valet föll på Medvind WFM och AutoSchema som tilläggsfunktion.
Med runt 8 000 användare, i både förvaltningar och kommunala bolag, krävs en noggrann plan för införandet som kommer att ske under en längre period. Halmstads kommun har redan börjat utbilda nyckelpersoner och prata bemanningsstrategier.
– Vi håller på att arbeta fram gemensamma processer. Alla förvaltningar är unika och har sina arbetssätt, så vi måste hitta en gemensam grund, med flexibilitet för varje verksamhet.
Bland annat HR och ekonomi är med i förberedelserna för vi vill att hela organisationen ska vara med på tåget, säger Sandra.
Införandet av Medvind WFM startar under första kvartalet 2026. Fram till dess fortsätter kommunen arbetet med dialog, utbildning och processskartläggning.
– Det här är ett viktigt första steg i en större digitaliseringsresa. Vi vill skapa en mer datadriven kultur med bättre förutsättningar för våra chefer och medarbetare att fatta kloka beslut. För oss är Medvind en lösning som hjälper oss dit, avslutar Sandra Novakovic.