Så gör AI Medvind WFM ännu bättre

AutoSchema är en modul i Medvind WFM som använder sig av optimeringsteknologi för att snabbt kunna generera nya scheman. Syftet med AutoSchema är att hjälpa schemaläggare skapa scheman med automatik som väger in arbetstider, antal arbetspass, lagar etc.

Behovet av att integrera AI växte

Drivkraften bakom att integrera AI i Medvind WFM kom när ett annat Vismabolag delade med sig av sina positiva erfarenheter av att jobba med automatiserade processer för att generera elevscheman inom förskola och skola. Det blev därför en viktig prioritering att integrera AI i Medvind WFM, dels för att hänga med i teknikutvecklingen, dels för att möta den ökande efterfrågan på att kunna använda det i samband med schemaläggning.

– Vi började få krav på användandet av AI och automatiserad hjälp inom offentliga upphandlingsprocesser runt 2019–2020. Genom att nyttja den nya tekniken för att generera högkvalitativa scheman, såg vi möjligheten att kunna göra något riktigt bra, säger Kasper.

Så integrerades AI i Medvind WFM

I och med det ökade intresset för och behovet av AI inleddes pilotprojekt tillsammans med kunder under 2019, och 2020 lanserades Medvind WFM med de nya AI-funktionerna. Sedan dess har funktionaliteten vidareutvecklats, bland annat under mindre utvecklingsprojekt.

– Dina scheman kan nu bli mer detaljerade. Det handlar inte enbart om att sätta upp exempelvis att en person ska jobba 07–16 en viss dag, utan du kan även tilldela personen specifika arbetsuppgifter. Även den dimensionen har alltså utvecklats och blivit bättre, säger Jerker.

Kasper fyller i och menar att man förenklat kan säga att AI hjälper optimeringsfunktionen att göra smarta vägval för att på snabbast möjliga sätt ta fram det bästa schemat:

– Det kan med traditionell optimering ta lång tid att komma fram till ett resultat – i regel flera dagar för ett schema inom en mer komplex organisation. Med AI och smarta algoritmer tar det kanske 1–2 timmar. Och medan processen står igång kan användaren göra andra saker.

4 konkreta vinster med att använda AutoSchema

1. Mer korrekta, kvalitativa scheman

Du får ut scheman som är mer rättvisa mot de anställda. En organisation med flera bolag och chefer får antagligen ut skilda scheman då cheferna bygger dessa på olika sätt. Genom AutoSchema får du en helt annan möjlighet till enhetlighet över organisationen.

2. Effektivare arbetsprocesser

Möjligheterna är oändliga, men där vi kanske ser allra störst nytta är kopplat till en minskad mängd manuellt arbete. Kontrollfunktioner där du idag går igenom stora mängder data, och annan omfattande inmatning/rapportering går med AutoSchema smidigare och snabbare.

3. Utökade kreativa möjligheter

Tack vare att arbetet går snabbare och effektivare har du även bättre förutsättningar för att testa scenarier du inte testat innan. Du kan också köra flera schemaförslag samtidigt, och sätta olika parametrar mot varandra och jämföra om det blir någon skillnad.

4. Garanterad regelefterlevnad

Du garanteras även att systemet alltid uppfyller alla arbetstidslagar, kollektivavtal och liknande som krävs.

Så har uppdateringen mottagits av användarna

– AutoSchema är nu lanserat på bred front och vi har många kunder som är igång. För att implementationen ska gå så smidigt som möjligt har vi en tydlig onboardingprocess och uppföljning. Vi anpassar också varje onboarding på kundens befintliga läge, säger Jerker.

Bland det viktigaste under implementationsfasen är att användarna får förtroende för funktionen, känner att de är i kontroll och kan lita på resultatet. Kasper berättar mer:

– Viktigt för framgången i utvecklingen har varit att visa dem som har varit tveksamma att det är de som behåller kontrollen över resultatet. Det är de som styr AI-funktionen och bestämmer vad som är ett bra schema. Man kan med fördel se det som en kollega som man delegerar arbetet till. Sen är det upp till “kollegan” att uppfylla det man bett om.

Vill du veta mer om hur AI och automation används i Medvind WFM? Läs mer om AutoSchema:

Skapa scheman med AI och automation

AutoSchema i Medvind WFM är en innovativ metod för att skapa det mest effektiva schemat med hjälp av avancerad optimeringsteknologi och AI.

Läs mer om AutoSchema