Automatiserad löneprocess och utökad mobilitet hos Sveaskog

Automatiserad löneprocess och utökad mobilitet hos Sveaskog

Sveaskog är Sveriges största skogsägare och ägs av svenska staten. Bolaget äger 14 procent av Sveriges skogar, är verksamma i cirka 170 kommuner och har runt 800 medarbetare. Den huvudsakliga verksamheten är att förvalta och bruka skogen samt leverera timmer, massaved, flis, biobränsle, skogsplantor och skogliga tjänster. Förutom det gör Sveaskog affärer inom mark- och vindkraft samt utvecklar skogen som en plats för fiske, jakt och andra naturupplevelser.

På Sveaskog arbetar Fredrik Lind som förändringsledare sedan 15 år tillbaka. Fredrik är en erfaren projektledare med flera genomförda systembyten på sitt CV. Det senaste i raden är byte av lönesystem till HR+ 8 samt införandet av Medvind WFM.

Projektet att byta lönesystem startade för drygt ett år sedan och innan dess hade ett digert förarbete gjorts och marknaden av lönesystem undersökts. Att valet föll på HR+ 8 berodde dels på att systemet uppfyllde de satta kraven och att Sveaskog sedan 2008 jobbat i HR+ 6 och var nöjda med Visma Enterprise som leverantör.

Förutom projektgruppen har alla sju, som arbetar med lön på Sveaskog, varit involverade i veckoavstämningar och tester i systemet. Under våren 2023 är det dags för första lönekörningen i skarpt läge och därefter sker den första löneutbetalningen. I HR+ 8 har Sveaskog valt funktionerna Payroll Automation, LAS och Sjuk/Rebab.

Vad innebär HR+ 8 för dem som arbetar med lön?

– Definitivt kommer det att bli ett mer automatiserat arbetssätt. Vi hade ett starkt önskemål från start att automatisera de processer där det var möjligt för att kunna minska flera manuella moment. Det är ett pågående arbete som vi kommer att fortsätta med för att nå hela vägen dit.

– När man väl fått smaka på fördelarna med automation vill man inte gärna ta ut några rapporter eller data manuellt, säger Fredrik.

Med Payroll Automation i HR+ 8 digitaliseras och effektiviseras löneprocessen. Den kvalitetssäkras med automatiska kontroller och effektiva arbetsflöden. Det är enkelt att se hur långt processen kommit, hur mycket som kvarstår och gör det lätt för andra att vid behov, ta över arbetet

Att det innebär en stor förändring att gå från HR+ 6 till HR+ 8 är inte svårt att räkna ut. Ganska tidigt i projektet myntade en teammedlem uttrycket “från pärm till PA” för utvecklingen av löneprocessen. Där PA står för Payroll Automation i HR+ 8.

– Ja, det är faktiskt så det känns, när det kommer till förflyttningen vi har gjort. Så stor är skillnaden, att gå från det lokalt installerade HR+ 6 till det molnbaserade HR+ 8.

Vad blir då den största skillnaden för er med ett molnbaserat system?

– Bättre mobilt stöd för hela vår verksamhet vilket innebär att vi kan jobba via mobil och platta och cheferna kan enkelt attestera var de än befinner sig. I och med HR+ 8 har vi nu även fått Single-Sign-on vilket är väldigt uppskattat. Att slippa logga in på flera ställen, det gillar alla!

– När det kommer till säkerhet så är det givetvis väldigt högt upp på vår agenda och vi litar på Visma som leverantör, att säkerheten är högsta prioritet när man erbjuder den här tjänsten.

Medvind WFM är en ny bekantskap för er på Sveaskog, vad tror du att det kan bidra till?

– Vi har inte haft något systemstöd för schemaläggning tidigare så mycket av det arbetet har utförts manuellt. Med Medvind kommer verksamheten som behöver stöd för aktivitetsplanering nu att få det. Exempelvis vid skogsplantering och kottplockning.

– Vi kommer att bygga vidare på de möjligheter som finns i Medvind för chefer, att bättre kunna planera sin verksamhet och även den uppföljning över tid som systemet erbjuder.

Schemaläggnings- och bemanningssystemet Medvind WFM (där WFM står för Work Force Management) digitaliserar bland annat schemaläggning, aktivitetsplanering och attest. Förenklar organisationens planering av arbetstider och uppgifter, optimerar resursplaneringen och gör det enkelt att analysera och följa upp.

Funktioner för alla tillfällen

Medvind WFM erbjuder en omfattande uppsättning funktioner, inklusive AI-drivna scheman, vikariehantering och smidiga integrationer.

Läs mer om funktioner i Medvind WFM

Hur har kontakterna med oss på Visma fungerat?

– Det har funkat bra. Jag har haft ett gott samarbete med projektledaren från Visma Enterprise och vi har haft samma inställning och i grunden velat samma sak - att ta det här projektet i mål.

Intervju med Fredrik Lind, Sveaskog den 5 april 2023