Strategisk personalplanering – Låt Process Consulting effektivisera bemanningen

Strategisk personalplanering – Låt Process Consulting effektivisera bemanningen

Tar er personalplanering och schemaläggning för mycket tid och energi? Ni är inte ensamma. Och med demografiska förändringar och ökande kompetensbrist kommer utmaningarna knappast att minska framöver. Hur kan ni effektivisera och förbättra era processer för er personalplanering redan idag, för att stå bättre rustade för framtiden? Pernilla Uddén Possnert, Application Consultant på Medvind WFM, berättar hur tjänsten Process Consulting kan stötta er verksamhet med en mer strategisk personalplanering, där arbetssätt och processer integreras i era tekniska system.

Det är dags att sätta schemaläggning på kartan. Det är komplext och involverar många parametrar som personalens begränsningar och verksamhetens behov.

Schemaläggning är ett intrikat pussel att lägga där lagar, avtal, verksamhetens behov och personalens önskemål ska tas i beaktning. Plötsligt kan allt ändras och då är det bara börja om och göra nya scheman. Har man då inte processen på plats blir det knivigt för schemaläggaren. Pernilla lyfter även fram behovet av att använda personalen på ett effektivare sätt istället för att dra ner på personalstyrkan. Att man drar ner på personalstyrkan är ofta en effekt av att ekonomiansvarig ser röda siffror och då beslutas ofta om att ta in vikarier snarare än att planera ordinarie styrka effektivare.

Pernilla Uddén Possnert, Application Consultant på Medvind WFM

Bemöt vikariehantering och sista-minuten-förändringar på ett smidigare sätt

Känner du igen de här utmaningarna från din verksamhet?

• Tidskrävande schemaläggning
• Brist på verktyg för strategisk bemanningsplanering
• Utmaningar med vikariehantering och förändringar i sista minuten
• Svårigheter med kollektivavtalsanpassning
• Brist på kommunikation och samarbete mellan olika team

Samtliga punkter är vanligt förekommande utmaningar och tidstjuvar inom personalplanering. Pernilla menar att det blir lättare att hantera dessa utmaningar genom att ta in en utomstående part som kan förstå helheten och hjälpa till att skapa översikt:

– Bemanningsprocessen handlar om så mycket mer än schemaläggning. Vi hjälper till med alla utmaningar som har med personalplanering att göra, som demografiska utmaningar, kultur och att stärka det interna samarbetet mellan ekonomi, HR och verksamhetschefer. Det handlar mycket om att medla mellan schemaläggare och de som inte jobbar operativt med schema, men också om förändringsledning och ledarskap, säger Pernilla.

Vad är Process Consulting?

Många företag kämpar med att skapa bättre och mer effektiva processer gällande sin personalplanering. Process Consulting är en tjänst från Medvind WFM som hjälper er att forma en bättre väg framåt för era personalplaneringsprocesser. Pernilla definierar det som strategisk personalplanering där processer och arbetssätt vävs in i systemen. 

Pernilla definierar det som strategisk personalplanering där processer och arbetssätt vävs in i systemen.

– Ni kan ha hur bra system som helst, men känner ni inte till processen, kan ni lika gärna jobba med penna och papper. Vill ni endast ha en “knapptryckare” är detta inget för er – men vill ni ha hjälp att knyta ihop arbetssätt med system är vi rätt personer för jobbet, säger Pernilla.

Fördelar med att använda Process Consulting:

• Effektivare schemaläggning och bemanning
• Automatisering som minskar manuellt arbete
• Anpassning till kollektivavtal och regelverk
• Bättre beslut genom datadriven planering

Process Consulting

Att ha rätt processer på plats är en viktig del för att lyckas. Våra konsulter hjälper er att optimera era processer och säkerställer att er personalplanering kan hantera både nuvarande och framtida behov.

Läs mer här

Förebygg problem genom att flytta fokus till strategi

Förutsättningarna för ett Process Consulting-uppdrag ser ofta olika ut då arbetet anpassas utefter era behov. Samarbetet kan exempelvis inledas med en kartläggningsanalys över hur ni arbetar idag och därefter kika på potentiella förbättringar. Ni kan sedan välja att jobba vidare med analysen på egen hand, eller så gör vi det tillsammans. Men då det i alla företag är fundamentalt att ha rätt personalstyrka på plats på rätt tid med rätt kompetens, så passar tjänsten alla företag som behöver planera personal efter behov.

I regel utgår vi ifrån en process i fyra steg. Från strategi där mål, budget och ansvarsfördelning fastställs. Därefter ett taktiskt fokus kring schemaläggningen och ett operativt fokus där den dagliga hanteringen av frånvaro, vikarier och akuta behov ses över. Vi avslutar med en uppföljning där processerna utvärderas med hjälp av viktiga nyckeltal.

– Ofta arbetar verksamheter för lite med strategisk och uppföljning, vilket leder till operativa problem. Genom att flytta fokus till strategi och uppföljning kan många problem undvikas, menar Pernilla. 

En tjänst skräddarsydd efter era behov

Process Consulting är ingen standardiserad paketlösning. Ni behöver kanske enbart hjälp med en kartläggning – eller så vill ni outsourca hela bemanningsprocessen.

– Vårt uppdrag kan omfatta allt från en inspirerade föreläsning för företaget, där vi sätter “schema på kartan” och lyfter vikten av en bemanningsprocess – till att vi skapar en hel bemanningsprocess tillsammans med er, eller optimerar er schemaläggningsprocess. Ni väljer själva omfattningen och fokusområdet, förklarar Pernilla.

Hitta rätt strategi och processer för framtida personalplanering

Pernilla betonar vikten av innovativa lösningar för att möta framtidens demografiska utmaningar:

– Om vi ser fram till 2033 kommer vi ha för få människor i arbetsför ålder. Kompetensförsörjningen kommer bara att bli ett större problem så vi måste tänka nytt och innovativt.

Pernilla berättar att det finns bra exempel att hämta från företag som väljer att utöka samplaneringen. Att låta medarbetarna vara med och lösa problem ökar känslan av delaktighet och de medför så klart bra lösningar. Det handlar också om att tänka kreativt. Att våga släppa gamla arbetssätt och våga ifrågasätta företagskulturen och utmana beprövade metoder. Men också att ta hjälp av en utomstående part för att se helheten, menar Pernilla:

– Det är lätt att tro att vi på Medvind WFM “bara” är systemexperter. Givetvis är vi det, men vi förstår också vikten av att ha bra personalstrategier och processer som alla skrivit under på. Det gör att vi kan se helheten; från strategi till hur vi kan stötta i processens olika nivåer.

För mer information, spana in Process Consulting här. Och om ni redan förstått tjusningen med tjänsten, kontakta oss och boka en konsultation redan idag!

Kontakta oss

Är du intresserad av vad våra produkter och tjänster kan göra för dig och vill veta mer? Kom i kontakt med en av våra säljare!

Kontakta oss