11 000 anställda i nytt personalsystem

En löneroll i förändring kräver mer plats

När två stora vård- och omsorgsföretag hamnade under ett och samma tak behövde systemet för HR och lön matcha deras ambitioner – och möta alla de olika behov och krav som fanns internt. Så här gick det till när Norlandia och Frösunda bytte till HR+ 8 för sina 11 000 gemensamma medarbetare.

Norlandia är en stor aktör inom vård- och omsorgssektorn som erbjuder ett brett spektrum av tjänster inom äldreomsorg och barnomsorg. År 2018 förvärvade Norlandia Frösunda, ett av Sveriges ledande omsorgsföretag inom personlig assistans och LSS. Sedan 2023 agerar Frösunda Omsorg som ett dotterbolag till Norlandia, vilket skapat ett större behov av att investera i nya, gemensamma tjänster, inte minst ett system för HR och lön. 

Ett omfattande systembyte för tusentals medarbetare

Upprinnelsen till systembytet grundade sig i det faktum att både Norlandias och Frösunda Omsorgs separata HR- och lönesystem var utdaterade och hade för liten kapacitet för att hantera den gemensamma organisationen. För att kunna arbeta smidigare tillsammans var det en självklarhet att bolagen behövde ett och samma system. Projektledare för arbetet var Emilia Freed, och övergången till HR+ 8 är det största systembytet under hennes åtta år på Norlandia. 

– Frösunda hade haft Vismas HR+ 6 under en lång tid, ett system som skulle sluta uppdateras. Norlandia har använt Hogia, men det var allt för litet för att kunna bära hela verksamheten. Vi har sammanlagt runt 11 000 anställda i båda bolagen, och det var alltså ungefär 5 500 medarbetare från varje system som skulle konverteras in i det nya, säger Emilia Freed.

Stor upphandling i jakt på ett användarvänligt system 

I januari 2021 inleddes arbetet med att hitta en ny partner som kunde tillgodose behoven hos de båda bolagen. Hela upphandlingsprocessen tog närmare ett år – och i februari 2022 skrev man slutligen avtal med Visma Enterprise, som kunde erbjuda bäst pris och fått höga betyg kring funktionalitet under processens gång. Under våren och sommaren genomfördes ett förarbete, och i augusti 2022 trädde arbetet in i nästa fas där systemförvaltaren Valle Markulic fick en drivande roll i systemets designarbete.

Kompetent konsultteam med bra stöd från olika specialister 

I kärnteamet arbetade cirka fem konsulter från Visma och omkring åtta från Norlandia och Frösunda, men båda parterna hade flera specialister inne i olika skeden av processen. Både Valle och Emilia uppskattar den långa erfarenhet och kunnighet som Vismas konsulter har bidragit med i projektet.

– Det är många som jobbat länge på Visma och som verkligen vet vad de gör. Vi har haft väldigt kompetenta konsulter som snabbt har kunnat lösa saker när vi behöver. Vissa har varit tillgängliga med oerhört kort varsel – som när vi har behövt skrika på hjälp innan arbetsdagen ens har börjat har Vismas konsulter kunnat erbjuda en kvart. Också när en av våra bästa konsulter blev utbytt så fick vi en ny som var minst lika bra, säger Valle Markulic.

En integration helt unik i sitt slag mellan HR+ och två olika Medvind WFM

Då både Norlandia och Frösunda använde schemaläggnings- och bemanningssystemet Medvind WFM från Visma sedan tidigare fanns ett behov av att koppla ihop de båda systemen med det nya HR+. Med tusentals medarbetares anställningsuppgifter, scheman, frånvarorapporter och liknande från båda företagen krävdes att systemen pratade sömlöst med varandra. En unik förfrågan som resulterade i att Visma för första gången kunde testa, och lyckas med, integrationen mellan två separata Medvindkonton och ett gemensamt HR+-konto. 

Integrationer i Medvind WFM

Integrera enkelt Medvind WFM med lämpliga system. Överför arbetstider till lönesystem, koppla arbetsscheman till kalendern och synkronisera personaluppgifter.

Läs mer om integrationer

Behov av utbildning står högst på agendan framåt

Norlandia och Frösunda  gick live med sitt nya HR+ 8 i oktober 2023. Tre månader senare finns det fortfarande vissa praktiska utmaningar för användarna, men Emilia är positiv inför framtiden: 

– Just nu är det mycket handpåläggning för oss när alla fortfarande är nybörjare i systemet. Det är många som är osäkra, och gör saker dubbelt eller missar delar. Men vi kommer att lägga stort fokus på utbildning nu under våren, framför allt för våra 300 chefer. Vi ser ljust framåt – om ett år kommer mycket ha fallit på plats, säger Emilia Freed.

Positiva röster ute i verksamheten

Emilia betonar också hur det redan nu är många verksamhetschefer som har gett positiv feedback på systemet och att det känns smidigt och bra. Valle fyller i hur även löneadministratörer som inte arbetat i HR+ tidigare också är glatt överraskade över hur enkelt det verkar, och att det redan nu minimerat deras arbete betydligt.

– Framöver kommer alla att kunna göra mycket mer själva, och det blir en mycket bättre digital process. Varje enskild medarbetare kommer att kunna utföra ärenden på egen hand, som att lägga in resekvitton. Cheferna kan också enkelt hitta information utan att behöva kontakta löneavdelningen för att be om rapporter för frånvaro eller semester. Det kommer vara drygt 200 personer inne och jobba i systemet varje dag, så det är toppen att ha fått in ett användarvänligt och tillgängligt system som funkar över hela organisationen, avslutar Emilia Freed.