Effektiv lönehantering och schemaläggning hos Praktikertjänst

Effektiv lönehantering och schemaläggning hos Praktikertjänst

I över två decennier har Praktikertjänst använt HR+ för att hantera personaldata och betala ut löner. Lena Sundin som idag är applikationsägare och systemförvaltare har varit med från starten.

Lönemotorn är väldigt bra

“Jag är i grunden HR-specialist och blev tidigt projektledare för HR-delarna i HR+, berättar Lena. Sedan 2004 jobbar jag som systemförvaltare. Det är ett väldigt omväxlande jobb och man vet aldrig hur dagen ser ut.”

På Praktikertjänst används HR+ som HRM-system och master för all personaldata. Varje månad betalar man ut cirka 7 800 löner, vilket ställer stora krav på hög datakvalitet. De utvecklar ständigt systemet med tester och effektivisering av olika processer. Allt för att se hur systemet kan nyttjas på bästa möjliga sätt.

Till sitt stöd har Lena en kontaktperson på Visma. De har möten varannan månad där de diskuterar utvecklingen av systemet och det löpande arbetet.

“Den kontakten fungerar jättebra,” säger Lena.

"Det är jättelätt att få ut statistik på bara någon minut"

Med stora mängder data krävs analys för att få svar på frågor som kommer från organisationen. Lena berättar att funktionaliteten med frågor och svar fungerar suveränt i HR+:

“Det är jättelätt att få ut statistik på bara någon minut.”

Att kunna söka flexibelt på olika värden gör statistiken enkel att ta fram och arbeta med. Lönemotorn i HR+ är väldigt bra, och att alla får ut rätt lön är ju det absolut viktigaste, förklarar Lena med ett skratt.

Praktikertjänst uppgraderade sin tjänst till HR+ 8 redan 2019. Eftersom systemet är standardiserat, med uppdateringar var fjortonde dag, förekommer sällan några fel. Om något händer eller systemförvaltarna behöver hjälp med att sätta upp lönearter kontaktar de enkelt supporten:

“Om våra systemförvaltare har frågor om hur de sätter upp lönearter är det enkelt att boka ett möte med en konsult. Visma löser det på ett väldigt bra sätt så att vi alltid kan betala ut rätt ersättningar,” berättar Lena.

Visma Community ger kunder möjlighet att påverka utvecklingen

När man som Lena arbetar som systemförvaltare för HR+, är det också viktigt att organisationen har förtroende för systemet. Det märks att hon arbetat med systemet i många år. Därför kommer hon också i kontakt med andra i liknande roller som funderar på att köpa in HR+:

“Jag får massa samtal från andra som funderar på att köpa in HR+, och jag är positiv. Totalt sett fungerar både system och support väldigt bra.“

En funktion som Lena ofta använder sig av är Visma Community. Där kan kunder skicka in förslag och synpunkter på möjliga förbättringar i systemet. Hon tycker det är ett bra sätt att arbeta, men önskar att fler kunder lade in sina synpunkter där. Själv är hon väldigt aktiv på plattformen:

“Det är ju vårt sätt att påverka utvecklingen. Då kan jag säga till löneadministratörerna: Nu har vi lagt ett förslag och får se vad som händer.”

Alla använder Medvind WFM, oavsett mängden schemaläggning

Som komplement till HR+ använder man Medvind WFM för schemaläggning. Det gäller för alla mottagningar. I början fanns det visst motstånd för systemet, särskilt från de har en relativt enkel schemaläggning.

“Alla använder Medvind WFM, förklarar Lena. Även de som jobbar måndag till fredag och inte har så mycket schemaläggning.”

Hon kan förstå att systemet kan kännas krångligt till en början, men förklarar att det också finns flera fördelar med att ta emot data från samma system. HR+ och Medvind WFM är integrerade mot varandra, och oftast fungerar synkningen mellan systemen väldigt bra.

Hantera scheman i Medvind WFM

Med rullande grundscheman, automatisk schemagenerering och individuella anpassningar, gör vi det enkelt och effektivt att hantera scheman som passar din verksamhet.

Läs mer

Finns det något vi kan förbättra i systemet?

När Praktikertjänst började använda HR+ 8 satte man upp många kontroller för att säkerställa att systemet används på rätt sätt. Genom ett löpande arbete försöker Lena och hennes kollegor ständigt hitta möjligheter till förbättringar för ett mer effektivt arbetsflöde.

Tjänsten som systemförvaltare är omväxlande. Dagarna fylls med allt från möten med den interna IT-avdelningen, löneadministratörer och HR-specialister och ibland med kundansvarig på Visma.

När de fick veta att anställningsprocessen var krånglig att arbeta med tittade Lena och hennes kollegor närmare på hur de kunde förenkla den. Hon förklarar att det är en del av ett löpande arbete. Förutom detta gör de även egna tester av systemet. Målet är alltid att se hur de kan nyttja systemet på ett bättre sätt.

Sveriges största vårdgivare betalar ut 7 800 löner varje månad

Praktikertjänst är Sveriges största privata vårdbolag. Sedan 1960 har de fokuserat på att ge vårdpersonalen så mycket tid som möjligt med sina patienter. För att lyckas med det hanterar man bland annat löner, administration och rådgivning centralt.

Varje månad betalar Praktikertjänst ut cirka 7 800 löner till sina medarbetare. Tack vare 20 års erfarenhet av HR+ och ett ständigt utvecklingsarbete är systemet en central och väl fungerande del av organisationen.
 
Intervju med Lena Sundin på Praktikertjänst den 27 januari 2022.