KTH automatiserar och effektiviserar hanteringen av lön och bemanning

KTH automatiserar och effektiviserar hanteringen av lön och bemanning

KTH är ett av de ledande tekniska universiteten i Europa och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlas här studenter, forskare och fakultet från hela världen.

Med 5100 anställda och ca 4700 lönespecifikationer i snitt varje månad är KTH en stor arbetsplats. Vid fem campus i Stockholmsregionen är totalt 26 000 individer med studenterna inräknade, samlade. I den forskningstunga verksamheten anställs varje år ca 1100 personer varav 800 är internationella samarbeten. De mest populära programmen är arkitektutbildningen och civilingenjörsutbildningen i datateknik.

Digitalisering är en av KTH:s fyra pelare. Arbetet med digitalisering bidrar till att KTH blir ett modernare och effektivare universitet med hög kvalitet i forskning och utbildning. Bland annat är ett av målen de närmaste åren, att förenkla och effektivisera administration genom användarorienterade verksamhetsstöd. Nu har turen kommit till lön och HR.

HR-avdelning med bred kompetens

Annica Fröberg, är personalchef för hela KTH sen 2007 samt även chef för HR-avdelningen med sina 53 medarbetare. Här finns en bred kompetens inte bara inom lön och personalfrågor utan också med mottagande och integration av anställda och stipendiater som rekryteras från utlandet. 10-12 av medarbetarna arbetar med lön i någon form och de flesta är auktoriserade lönekonsulter.

HR+ 6, från Visma, hade varit systemet för KTHs lönehantering under många år, när det var dags att se över avtalet igen. Efter genomförd marknadsundersökning, kravspec och upphandling, stod vinnaren klar. Liksom det nuvarande systemet, heter också det nya HR+. Men där slutar likheterna. HR+ 8 är ett helt annat lönesystem, en SaaS-lösning som bygger på modern teknik och utan likheter med föregångaren.

Vad tror du kommer att bli den största skillnaden för er med HR+ 8?

– Att vi får ett modernare lönesystem med mer automation och kvalitetssäkrade processer, säger Annica. Definitivt en stor tidsbesparing med Payroll Automation och att vi lättare kommer kunna hjälpa varandra. Vi hoppas och tror att användarvänligheten kommer att medföra en kraftig minskning av fel som ska rättas varje månad.

Utöver lönesystemet har schemaläggnings- och bemanningssystemet Medvind WFM valts. Hur tror du det kommer att förändra ert arbetssätt?

– Integrationen mellan HR+ och Medvind WFM, den ser jag verkligen fram emot. Det kommer att bli en fantastisk möjlighet säger Annica, framförallt i hanteringen av alla våra tillfälliga anställningar (exempelvis tentavakter). Och det är också den funktionen vi kommer att starta med och sen bygga på med ytterligare funktionalitet. 

Integrationer i Medvind WFM

Integrera enkelt Medvind WFM med lämpliga system. Överför arbetstider till lönesystem, koppla arbetsscheman till kalendern och synkronisera personaluppgifter.

Läs mer om integrationer

Ni går från ett lokalt installerat lönesystem till en SaaS-tjänst, hur har ni resonerat kring säkerheten?

– Inom KTH utbildar vi inom IT-säkerhet. Så givetvis har vi diskuterat och gått igenom säkerheten fullt ut, då det uteslutande handlar om personuppgifter som hanteras i systemen. Det är ett naturligt steg att använda molntjänster idag och vår stora IT-avdelning är givetvis involverade och med i det här projektet.

Projektstart

Projektet drar igång under andra kvartalet 2023. Ett projekt som involverar många från både KTH och Visma.

– Jag tycker att Visma Enterprise är en bra partner som har viljan att utvecklas med oss som kund, säger Annica. Den första lönen planeras att betalas ut i november 2024 men jag hoppas såklart det blir tidigare än så.

Vi får alltså anledning att återkomma och se hur det går.

Intervju med Annica Fröberg, KTH den 17 mars 2023.