Stockholms stad får medvind i resursplaneringen – med smart systemstöd och AI-funktionalitet

Stockholms stad är en stor, komplex offentlig organisation, med tiotusentals anställda och flera olika verksamheter. Det är avgörande att schemaläggning och bemanning fungerar sömlöst. Med Medvind WFM som nav, en systemförvaltartjänst i ryggen och en AI-baserad funktion på gång, har staden tagit ett stort steg mot bättre planering.

Professionalisering av schema- och bemanningsplanering

Stockholms stad är Sveriges största kommun, sett till både invånarantal och verksamhetsomfång. Kommunen har det högsta antalet kommunalt anställda inom områden som förskola, skola, äldreomsorg, socialtjänst, kultur och stadsbyggnad.​ 

På enheten för hr-system arbetar enhetschef Petra Lindström och strateg Elin Nell. En utmaning, som de också tror att andra kommuner delar, handlar om behovet av att professionalisera arbetet med schemaläggning och bemanning i berörda verksamheter. Det handlar inte bara om schemaläggningsstruktur, utan om rätt kompetens för schema- och bemanningsplanerare, menar Petra:

– Att också bygga förståelse för kollektivavtal och arbetstidsregelverk för dem som schema- och bemanningsplanerar utmanar och är ett pågående arbete. Att stärka professionen är en viktig verksamhetsfråga, både för oss, och andra kommuner och regioner.

Elin fyller i:

Vi får ofta frågan om vi kan bistå med personal centralt för att hantera schemaläggningen, men det fungerar inte så. Varje verksamhet är unik, och det krävs lokal kompetens och förståelse. Då behöver systemet man arbetar i vara så flexibelt att det stöttar alla behov. 

Ett systemstöd som kan hantera stadens komplexitet

I arbetet mot stärkt kompetens och effektivare processer för schemaläggning och bemanning väcktes idén om ett mer avancerat systemstöd. Det tidigare systemet stödde inte kollektivavtal och arbetstidsregelverk fullt ut, vilket var ett viktigt krav att ett nytt system skulle stötta. Man såg ett stort behov av att systemet skulle stötta i att göra rätt och till exempel varna vid avsteg mot avtal.

 När Stockholms stad år 2019 upphandlade ett nytt systemstöd för schemaläggning och bemanning vann Medvind WFM upphandlingen. Det var en av få leverantörer som nådde kommunens högt satta krav på att stödja användaren att göra rätt, och hantera arbetstidsregler och säkerställa regelefterlevnad. Petra berättar:

 – Det viktigaste för oss var att medarbetarna skulle få ett system som verkligen fungerar och stödjer arbetet med schema- och bemanningsplanering. Som inte bara schemalägger korrekt, utan även varnar vid avsteg mot avtal och hjälper oss att jobba på rätt sätt.

Systemförvaltartjänsten – nyckeln till långsiktig framgång

Sedan uppstarten av samarbetet mellan Stockholms stad och Medvind har en viktig pusselbit varit Systemförvaltartjänsten. En tjänst som innebär att Stockholms stad får hjälp med den dagliga supporten och att kontinuerligt utveckla Medvind. Något som har varit mycket värdefullt för Elin som ansvarar för Medvind i staden:

 Jag jobbar nästan dagligen med systemförvaltarna hos Medvind, och de är ju verkligen experter i systemet.

De har varit ett stort stöd för att hjälpa mig förstå Medvind och vad man behöver kunna som en superanvändare. Att ha någon som förstår både systemet och våra behov är helt avgörande, säger Elin.

 Petra håller med, och lyfter hur just tillgången till systemförvaltare var ett viktigt krav i upphandlingen. I en stor kommun är det svårt att bygga upp den typen av expertkompetens internt.

– Det är en strategiskt viktig fråga att ha en systemförvaltartjänst, utifrån ett kompetensförsörjningsperspektiv. Den djupa kompetensen de har, och närheten till utveckling – det hade varit svårt att bygga upp själva internt i staden.

Foto:Yanan Li

Rekommendationen: Tänk långsiktigt och använd AI som stöd – inte lösning

Till hösten inleder Stockholms stad även ett pilotprojekt med AutoSchema, en tilläggsfunktion i Medvind WFM som med avancerad optimeringsteknologi och AI skapar scheman. Petra och Elin har stora förhoppningar om att det kommer att stödja och effektivisera schemaläggningen ytterligare. De är dock noga med att påpeka att det inte lämpar sig för vilken verksamhet som helst. Det krävs gedigen kompetens inom schemaläggning och bemanning, och att verksamheterna har tagit steget att bemanningsplanera utifrån resursbehov. Petra berättar:

– Man måste förstå sin verksamhet och ha god kunskap i schema och bemanningsplanering. Vi lyfte in AutoSchema i avtalet för att vi såg en framtida möjlighet. Det lämpar sig för komplexa verksamheter där man är på plats alla dagar i veckan, men antagligen inte för verksamheter som har ett liknande behov hela tiden. 

För att lyckas med piloten har Stockholms stad valt ut några nyfikna verksamheter med intresse och rätt kompetens, som är villiga att testa, lära och sedan dela vidare kunskapen internt som ambassadörer. Det är ett omfattande arbete och både Elin och Petra menar att bygga upp en professionell bemanningsplanering tar tid – men det finns inget annat sätt. Vi måste ta tillvara på nya smarta funktioner och även ändra våra arbetssätt för att möta verksamhetens behov.

Samarbetet fungerar jättebra. Vi blir bara nöjdare och nöjdare i takt med att Medvind och Visma lär sig mer om oss. De är lyhörda och det känns som att de alltid har stadens bästa i åtanke,

säger Petra.

Vill du veta mer om hur Medvind WFM kan hjälpa din verksamhet?

Kontakta oss

Är du intresserad av vad våra produkter och tjänster kan göra för dig och vill veta mer? Kom i kontakt med en av våra säljare!

Kontakta oss