Resursplanering med AI – Så optimerar du bemanningen

Resursplanering med AI innebär att systematiskt optimera hur personalresurser används, inte bara i schemat, utan i hela bemanningskedjan: vikariehantering, resursplanering, kompetensanpassning och prognoser. I en tid där krav på ökad effektivitet och hållbarhet ställs på såväl offentlig sektor som privata företag, behöver verksamhetschefer och HR-chefer hitta vägar att styra organisationen mot lägre kostnader, stabilare planering och en arbetsmiljö där medarbetarnas förutsättningar värderas högre.

Vi möter en framtid där färre kommer att behöva försörja fler. Artificiell intelligens kan erbjuda innovativa lösningar som hjälper till att säkra den framtida kompetensförsörjningen.

AI kan bland annat hjälpa till med att matcha medarbetare med rätt kompetens. För att få till en smart resursplanering, trots sjukfrånvaro, ändrade behov och pressade budgetar, har AI potentialen att frigöra både tid och energi.

Vad är resursplanering med AI?

Resursplanering med AI syftar till att kombinera datadriven analys med mänskligt beslutsfattande. Där traditionell planering bygger på manuella kalkyler arbetar AI med stora datamängder, mönsterigenkänning och optimeringsalgoritmer. Skillnaden är att AI kan bearbeta fler dimensioner parallellt och reagera snabbare på förändringar än vad en människa kan. Dessutom lär sig AI över tid, så ju mer data, desto högre träffsäkerhet.

Men AI är inte här för att ersätta medarbetare, utan snarare för att fungera som en intelligent assistent. Du sätter upp ramar, som arbetstidsregler och kompetenskrav, och AI föreslår lösningar som ofta ligger mycket nära optimal nivå. Du granskar, justerar och fattar beslut. Resultatet är mer träffsäkra scheman och bemanningsplaner som kräver mindre manuellt arbete.

Varför är traditionell resursplanering ineffektiv idag?

Trots att de anställda ofta är den största kostnaden i verksamheten, sker planeringen ofta med verktyg som inte klarar av uppgifternas komplexitet.

Detta leder till:

Oplanerad frånvaro och vakanser: När någon blir sjuk, tar semester i sista stund eller en nyckelperson lämnar, skapas plötsligt luckor som måste fyllas, ofta med dyr övertid eller nyinhyrd personal.
Schemakrockar och dubbelbokningar: Schemakonflikter uppstår när uppgifter konkurrerar om samma kompetens och flera enheter kräver samma medarbetare samtidigt.
Övertid och obalans: När schemat inte stämmer överens med verkligheten leder det till att vissa arbetar för mycket, andra för lite, vilket resulterar i högre kostnader och risk för utbrändhet.
Administrativ börda: För mycket tid läggs på manuella justeringar, och det är en konstant kamp mot Excelark och felräkningar.
Frustration hos personalen: När medarbetare upplever att schemat är orättvist, oförutsägbart eller ständigt justeras i sista stund, minskar motivationen, vilket kan påverka både arbetsmiljö och personalomsättning.

Hur fungerar AI-driven resursplanering

AI-driven resursplanering bygger på att samla in och bearbeta datamängder, som kompetenser, bemanningsbehov, frånvaro, med mera. Dessa faktorer vägs samman och rekommenderade scheman och bemanningsplaner genereras.

1. Kompetensmatchning och regelstyrning

Krav på certifikat, kompetenser och utbildningar vägs in, liksom att genererade scheman uppfyller kollektivavtal, arbetstidslag och andra regelverk. Alla regler och mjuka riktlinjer kan programmeras in som ramar som AI ska hålla sig inom.

2. Optimering och simulering

AI-algoritmer kan simulera flera alternativ parallellt, och den bästa varianten presenteras som rekommendation. Hur skulle bemanningen exempelvis påverkas om du tillsatte en extra person? Hur påverkar det kostnader eller framtida belastning?

3. Realtidsjustering

När verkligheten förändras genom sjukdom, frånvaro eller oväntade toppar och dalar, kan AI göra beräkningar och ge nya förslag. Det minskar behovet av manuella ändringar i paniklägen.

4. Hela resurskedjan

AI optimerar schemat, automation löser vikariehantering och helhetsplanering för bemanning. Systemet kan även flagga när vikariebehov uppstår, föreslå vem som ska kontaktas och ge insyn i hur pass bör fördelas framöver.

Fördelar med AI-baserad resursplanering

Minskad övertid

Istället för att agera när övertiden redan uppstått kan AI förebygga den. Genom att använda AI kan systemet jämna ut obalanser i planeringen i förväg, och åtgärda innan det blir kritiskt. På så sätt kan du minska både kostnader och underlätta för medarbetarna.

Bättre arbetsmiljö

AI gör inte bara planeringen effektivare utan även rättvisare. När schemat anpassas efter medarbetares preferenser och belastning upplevs det mer transparent och rättvist. Det minskar stress, sjukfrånvaro och personalomsättning.

Snabb anpassning till förändringar

I verkligheten händer det oväntade saker som sjukdom, leveransstopp eller akuta behov. AI kan hantera förändrar förutsättningar i verksamheten genom att föreslå nya lösningar baserat på tillgänglig data. Det gör att kontrollen bibehålls, även när allt annat ändras.

Minskad administration

Mycket av den tid som tidigare gick åt till att dubbelkolla scheman, föra in förändringar och kommunicera uppdateringar försvinner. AI tar hand om rutinarbetet vilket frigör tid för värdeskapande arbete som att utveckla medarbetare eller förbättra processer.

Högre kvalitet i tjänster

När rätt person är på rätt plats, vid rätt tid, märks det direkt. AI-baserad planering gör att bemanningen bättre speglar verksamhetens behov. Verksamheten når högre servicegrad, och en mer stabil arbetsmiljö gör dessutom att medarbetare kan prestera på sin nivå.

Ekonomiska besparingar

Med reducerad övertid minskar behovet av vikarier, och då resurser läggs där de gör störst nytta sparas pengar. Dessutom blir investeringen i AI ofta självbärande i form av minskade drift- och personalkostnader.

Så fungerar resursplanering med AI i Medvind WFM

I Medvind WFM är AutoSchema hjärtat i den AI-drivna schemaläggningen och bemanningen. AutoSchema använder avancerad optimeringsteknologi och AI för att ta processen från behov och prediktion vidare till optimerade scheman. AI hjälper till att planera, men det är du som styr riktningen.

Behovsanalys och prediktion
AutoSchema använder sig av värdefull data såsom kompetensprofiler, avtal och planerad frånvaro. Detta används sedan för att ta fram scheman för framtida behov, både generellt och på enhetsnivå.

Ta fram optimerade scheman
AutoSchema genererar schemaförslag med hänsyn till regler och flexibilitet. Om resultatet inte är tillfredsställande, finns alltid möjlighet att iterera och justera resultatet. Vid förändringar (som frånvaro och sjukdom) kan systemet räkna om schemat och föreslå ändringar.

Medvind WFM erbjuder inte bara automatiserade scheman, utan ett heltäckande verktyg som samordnar bemanning, schemaplanering och personalhantering med kontroll, transparens och flexibilitet i varje steg.

Kom i kontakt med en säljare

Vill du veta hur Medvind WFM kan förenkla schemaläggning och bemanning?
Hör av dig så hjälper vi dig vidare.