Så kopplar du ihop schema, avtalstolkning och lön till ett flöde

Klockan sex stämplar hela skiftet in på några minuter. Några veckor senare ska samma uppgifter ha passerat regelverket för schemat, chefens attest och lönesystemet utan att något fallit bort på vägen. Det som händer däremellan påminner om viskleken, och felet sitter sällan där du letar. Kedjan ger oftast vika på några få ställen, och det är du som HR-chef som kan få den att hålla.

Samma person, registrerad på tre ställen

Att ha persondata i flera system är som att ha tre adressböcker och lita på att någon uppdaterar alla när en vän flyttar. När någon anställs, byter avdelning eller får en ny chef ska ändringen in överallt, och ändrar någon attesträtten på bara ett ställe finns det inget som varnar dig.

Gör HR-systemet till den enda adressboken. Där äger du persondata, organisation och attesträtter, och schemaläggnings- och tidssystemet hämtar allt automatiskt därifrån. Be leverantören visa just det flödet live när du jämför lösningar.

Nyanställd i dag, på plats i morgon bitti

Det händer oftare än du kanske tror att någon anställs på förmiddagen och börjar på kvällsskiftet. Synkar systemen bara en gång per natt finns personen inte i tidssystemet när hen står vid stämpelterminalen för första gången.

Kräv att integrationen mellan HR-systemet och schema- och tidssystemet sker i realtid och inte genom nattliga körningar. Fråga hur lång tid det tar innan en ändring i HR-systemet syns i systemet för schemaplanering, för svaret säger mycket om hur väl systemen faktiskt hänger ihop.

Tolkar alla dina chefer kollektivavtalet på samma sätt?

Två arbetsledare tittar på samma pass och ger två olika svar på om det räknas som övertid. Ingen av dem gör fel med flit, men när schemat ligger i ett verktyg och avtalsreglerna bara finns i chefernas huvuden glider tolkningarna isär. Skillnaderna syns först vid en revision.

Samla schemaläggning, tidrapportering och avtalsregler i ett och samma system för workforce management (WFM). Köper du bara tidrapportering och behåller planeringen i ett annat verktyg ligger tolkningen kvar hos cheferna. Lägg in avtalets regler en gång, så kontrollerar systemet varje schema och flaggar till exempel när vilan mellan två pass blir för kort. Behöver du ändra en regel gör du det på ett ställe. Lokala överenskommelser står sällan i avtalen, så lista dem separat och gå igenom dem med leverantören.

Schemat blir aldrig bättre än kompetensuppgifterna

Ett system som lägger schema utan aktuella kompetensuppgifter fungerar som en GPS med gammal karta. Den visar vägen med full säkerhet, fast fel väg. Systemet kan bara sätta rätt person på ett pass som kräver truckkort eller intyg för heta arbeten om det vet vem som har de behörigheterna.

Här går HR från stödfunktion till strategisk part i bemanningen. Ett modernt schema- och tidssystem kan föreslå scheman utifrån kompetens, avtalsregler och medarbetarnas önskemål, men bara om underlaget stämmer. Arbetsledarna äger schemat och du äger underlaget. Bestäm vem som registrerar och uppdaterar certifikat och behörigheter och hur det går till, så sätter systemet rätt person på rätt pass redan när arbetsledaren lägger schemat.

Du hör om fel på lönen från medarbetaren

Måndagen efter lönedagen ligger mejlet i inkorgen, och övertiden från förra månaden saknas. Felet uppstod veckor tidigare, kanske när en chef attesterade på fel underlag, och ingen såg det på vägen.

Gör chefens attest till kontrollpunkten. När chefen har attesterat tiden skapar schema- och tidssystemet löneunderlaget automatiskt, från övertid till vab, och skickar vidare de transaktionerna till lönesystemet. Lönesystemet kontrollerar underlaget innan det räknar fram lönerna och lägger allt som inte stämmer på en lista över avvikelser. Bestäm vem som går igenom listan före varje lönekörning. Fråga också leverantören hur kontrollen fungerar mot just ditt lönesystem, eftersom den ibland kräver betydligt mer manuellt arbete.

Bytet behöver inte stoppa verksamheten

Kanske har du skjutit på frågan för att ett systembyte låter som att byta motor under färd. Lön, schema och attest ska ju rulla på som vanligt medan bytet pågår.

Byt systemen samtidigt och starta schema- och tidssystemet en månad före lönesystemet. Augustis tidrapportering är underlag för septemberlönen, så det nya lönesystemet har föregående månads underlag när det startar och du slipper bygga en tillfällig integration mot det gamla. Vill du behålla ditt nuvarande lönesystem, kontrollera först att det klarar en integration i realtid. Äldre lönesystem gör inte alltid det.